Por Equipe Letang
Como é sabido, o e-Social faz parte do sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas das empresas, e foi criado em 2014, através do Decreto nº. 8.373. A implantação desse sistema é um projeto em conjunto dos órgãos do Governo Federal, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RBF e Caixa Econômica Federal, entre outros, com o intuito de facilitar a prestação de informações relacionadas aos trabalhadores, além de consolidar os bancos de dados existentes.
Esse sistema deve conter como base, as informações da contribuição previdenciária, vínculos, aviso prévio, informações sobre FGTS, escriturações fiscais e etc., que vão constituir um banco de dados digital único, sendo que quem administrará o sistema será o Governo Federal. Tais dados serão armazenados sem custo no período de até 30 anos, e as quinze obrigações fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado, estarão sistematizadas em um só lugar.
Para os condomínios, sua obrigatoriedade passará a valer a partir do dia 1 de julho de 2018, de acordo com o cronograma, juntamente com as demais empresas privadas, MEIs e pessoas físicas; para as empresas com faturamento acima de R$ 78 Milhões, a obrigatoriedade iniciou em 01/01/2018.
Os condomínios – através das empresas administradoras, ou não – devem estar preparados para cumprir com essas obrigações, afinal, a falta de prestação dessas informações, acarretará multas.
As obrigações que compõe o eSocial, já são informadas atualmente, porém, a partir da sua vigência, serão unificadas nesse sistema e, de forma on-line em tempo real, veja abaixo a lista:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; e,
- GPS – Guia da Previdência Social.
Como dito, a prestação dessas informações ao sistema substituirá o preenchimento dos formulários e declarações separadamente a cada ente e, dessa forma as empresas estarão sujeitas ao cumprimento de um número menor de obrigações, o que representa a simplificação dos processos, e que, com certeza, possibilitará um ganho de tempo e produtividade. Importante frisar que, uma das facilidades do sistema, é o recolhimento do FGTS e demais tributos, diminuindo os erros nos cálculos que ocorrem na geração desses documentos.
Conforme o cronograma de implantação, o previsto é que o eSocial seja obrigatório para os condomínios e para as administradoras a partir do próximo dia 1º de julho de 2018.
A princípio, os condomínios que contam com os serviços de uma administradora (de condomínios) não serão impactados pela mudança, uma vez que a prestadora de serviços é quem transmitirá as informações pelo novo sistema. Caberá ao condomínio, na pessoa do seu Síndico e/ou Conselho, fiscalizar o cumprimento de mais essa obrigação.
O condomínio precisa estar atento ao que compõe o e-Social e seus prazos, com o especial intuito de produzir os documentos e informações necessários para o cumprimento da obrigação e, posterior a isso, deverá colocar na pauta de fiscalização, a transmissão dos dados no sistema.
Importante mencionar que a legislação não é clara no tocante aos condomínios que não possuem funcionários (mas contratam terceiros), se estão ou não obrigados a aderir e transmitir informações pelo eSocial e, acredita-se que nos próximos dias a RFB se manifeste a respeito.
Atuando em conjunto, os Síndicos, Conselheiros, Administradoras e Contadores, devem criar uma rotina de procedimentos com vistas a atender as exigências para cumprimento do e-Social, tendo em vista não só a obrigatoriedade de prestação de informações, mas, também, observando os prazos legais.
Atenção especial ao assunto, devem dedicar os condomínios que optam por autogestão, pois, como mencionado, o fisco impõe multas que podem impactar no orçamento do condomínio, como se pode confirmar abaixo:
1 – Admissão do trabalhador
Atualmente, a admissão de um colaborador é enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado. A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.
2 – Alteração de dados cadastrais e contratuais
Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do eSocial. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
3 – Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
4 – Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho. O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
5 – Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
6 – Afastamento temporário
Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.
Entre em contato conosco e saiba mais a respeito dessa nova obrigação a que os condomínios estão sujeitos.
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