Por Equipe Letang
O e-Social faz parte do sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas das empresas, e foi criado em 2014, através do Decreto nº. 8.373. A implantação desse sistema é um projeto em conjunto dos órgãos do Governo Federal, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RBF e Caixa Econômica Federal, entre outros, com o intuito de facilitar a prestação de informações relacionadas aos trabalhadores, além de consolidar os bancos de dados existentes.
Esse sistema deve conter como base, as informações da contribuição previdenciária, vínculos, aviso prévio, informações sobre FGTS, escriturações fiscais e etc., que vão constituir um banco de dados digital único, sendo que quem administrará o sistema será o Governo Federal. Tais dados serão armazenados sem custo no período de até 30 anos, e as quinze obrigações fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado listadas abaixo, estarão sistematizadas em um só lugar.
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; e,
- GPS – Guia da Previdência Social.
A prestação dessas informações ao sistema substituirá o preenchimento dos formulários e declarações separadamente a cada ente e, dessa forma as empresas estarão sujeitas ao cumprimento de um número menor de obrigações, o que representa a simplificação dos processos, e que, com certeza, possibilitará um ganho de tempo e produtividade. Importante frisar que, uma das facilidades do sistema, é o recolhimento do FGTS e demais tributos, diminuindo os erros nos cálculos que ocorrem na geração desses documentos.
Os microempreendedores individuais continuarão a utilizar o sistema do SIMEI, que é o sistema de pagamento de tributos unificados até julho/2018, quando entrará em vigor a obrigatoriedade do e-Social.
Desde 2015, o empregador doméstico já estava obrigado ao e-Social e, a partir de 01/2018, também as empresas estão obrigadas ao seu uso, respeitando o seguinte cronograma:
Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
- Fase 1: Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
- Fase 2: Março/18: Nesta fase, as empresas passarão a ser obrigadas a enviar informações relativas ao seu vínculo com os trabalhadores (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas
- Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
- Fase 2: Set/18: Nesta fase, as empresas passarão a ser obrigadas a enviar informações relativas ao seu vínculo com os trabalhadores (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador;
Etapa 3 – Entes Públicos
- Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas;
- Fase 2: Março/19: Nesta fase, os entes passarão a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada;
- Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Concluindo, o e- Social não exige o uso de ferramenta específica, pois, as empresas podem utilizar diferentes programas de gestão administrativa, desde que eles estejam adaptados a comunicarem os dados conforme as regras do Governo Federal.
Para as empresas, acreditamos que o e-Social representará uma simplificação dos procedimentos, maior controle das obrigações trabalhistas/previdenciárias e ainda, uma melhor transparência na relação com os empregados e com o fisco.
Entre em contato conosco e saiba mais a respeito dessa nova obrigação a que as empresas estão sujeitas.
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